Waarom bellen we niet meer?

In mijn omgeving hoor ik steeds vaker dat we het e-mailen als hinderlijk ervaren. Naast de kans op communicatieve missers, breekt het gebrek aan emotie ons op. Vooral de 40-plussers denken met heimwee terug aan de telefoon.

Is een telefoongesprek dan beter?

Natuurlijk kent een telefoongesprek valkuilen. Overmatig gebruik leidt tot irritatie en maakt snel dat er van heimwee geen sprake meer is. Toch blijkt in praktijk dat het vergeten medium erg krachtig is. Veel communicatieve missers kunnen deels worden voorkomen.

Professioneel bellen is een vak met een allesbepalende uitstraling. De wijze waarop je een gesprek voert, maakt deel uit van het imago van het bedrijf. Om je op weg te helpen een goed telefoongesprek te voeren, geef ik je een aantal tips.

Zorg voor een goede voorbereiding

Je las het al eerder: Overmatig gebruik leidt tot irritatie. Dat geldt ook voor de inhoud van het telefoongesprek. Kort en bondig kan kracht uitstralen. Eventueel maak je vooraf een lijst met de gespreksonderwerpen in de juiste volgorde. Dit helpt je om structuur te houden en het gesprek niet oneindig lang te maken. Soms is het prettig om ook een emotioneel doel te stellen. Hoe wil je dat de gesprekspartner het gesprek oppakt? Hoe ga je dat bereiken?

Geef aandacht

Richt je volledig op het gesprek en probeer de verleiding om tegelijk iets anders te doen te weerstaan. Concentratie en aandacht zijn belangrijk om het gestelde doel te bereiken. Neem een rustige plaats om te bellen. Zodra je aandacht verslapt door bijvoorbeeld iets in je omgeving, merkt je gesprekspartner dat direct.

Neem een actieve gesprekshouding aan

Je lichaamstaal is sprekend. Mits je geen gebruik maakt van FaceTime, kun je dit verbergen. Althans, dat denken veel mensen. Deze non-verbale communicatie komt ook bij het gewoon bellen over. De ontvanger hoort vaak precies hoe je erbij zit. Neem een actieve houding aan. Het versterkt niet alleen je boodschap, je komt ook daadkrachtig over.

Gebruik gesprekstechnieken

Één van de technieken is het gebruik van LSD. Goed luisteren, kort samenvatten en doorvragen levert je een enorme schat aan informatie op. Laat merken dat je het verhaal volgt door af en toe iets te bevestigen. Heb je een moeilijke gesprekspartner, pas je gedrag dan aan. Hierover heb ik al eens geschreven in het artikel “Waarom loopt een gesprek soms niet?”.

Rond het gesprek klantvriendelijk af

De afspraken samenvatten is een voorwaarde om het gesprek goed af te ronden. Het is één van de onderdelen van verwachtingsmanagement. Bij klantvriendelijk afronden hoort ook het verbreken van de verbinding. Natuurlijk doe jij dat als laatste. Je weet nooit of je gesprekspartner nog iets had willen zeggen.
Als je allebei wacht met het verbreken…………Dan wordt het een heel lang gesprek.

En natuurlijk: Blijf lachen

Over lichaamstaal gesproken. Als je tijdens het gesprek een actieve houding aanneemt en ook nog een glimlach laat zien, wordt je klank vriendelijk. Je gesprekspartner merkt deze vriendelijke toon waardoor het gesprek vaker positief verloopt.

 

Wil je meer weten over gesprekstechnieken of klantvriendelijkheid, laat dan hier een bericht achter. Binnen 1 werkdag ontvang je mijn reactie.

Share This